In diesem Blogartikel findest Du eine ausführliche Liste meiner liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten. Ich zeige Dir bewährte kostenfreie und kostenpflichtige Tools für Solo-Selbstständige, die Effizienz, Klarheit und Struktur im Business-Alltag ermöglichen.

Meine liebsten Must-Have-Tools für organisiertes Arbeiten: So bringe ich Ordnung und Leichtigkeit in meinen Business-Alltag

Ein kleiner Einstieg: Die Zen-Geschichte von der leeren Tasse

Ein junger Schüler kam zu einem Zen-Meister und bat ihn, ihn in der Kunst des strukturierten Lebens zu unterrichten. 

Der Meister servierte Tee. Er goss und goss, bis die Tasse überlief.
„Halt, sie ist voll!“, rief der Schüler.
Der Meister lächelte: „Genau wie diese Tasse bist Du voller eigener Vorstellungen. Erst wenn Du Platz schaffst, kannst Du Neues aufnehmen.“

Genau so ist es mit Tools. 

Es geht nicht darum, möglichst viele Tools zu haben – sondern genau die richtigen. 

Und vor allem: nur so viele, wie wirklich Platz und Leichtigkeit in Deinen Alltag bringen.

Hier teile ich meine liebsten Begleiter, die mir genau dabei helfen.

Wie finde ich passende Tools als Solo-Selbstständige?

Bei der Auswahl neuer Tools für strukturiertes Arbeiten folge ich einfachen Prinzipien:

• Sie müssen meinen Alltag erleichtern, nicht komplizierter machen.
• Sie sollten mir Zeit sparen und Prozesse vereinfachen.
• Die Bedienung muss intuitiv sein, ohne stundenlange Einarbeitung.
• Datenschutz, Supportqualität und Skalierbarkeit spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.

Mein Anspruch: Ich will arbeiten – nicht meine Tools verwalten.

Was gute und effiziente Tools ausmacht

Gute Tools sind wie unsichtbare Helfer: 

Sie tun ihren Job im Hintergrund und schenken Dir Freiheit, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. 

Für mich bedeutet das:

• Klarheit statt Chaos
• Schnelligkeit statt Warterei
• Struktur statt Überforderung
• Fokus auf Menschlichkeit, nicht auf Technikspielereien

Meine liebsten kostenfreien Tools für strukturiertes Arbeiten

Google Docs: Mein minimalistisches Herzstück

Vielleicht etwas old-school, aber für meine Wochenplanung gibt es nichts Besseres als eine einfache Liste in einem Google Doc. 

Ohne Schnickschnack, ohne Ablenkung.
Trello und Asana habe ich getestet – sie waren mir zu unruhig und verspielt. 

Ich liebe es minimalistisch und klar.
Auch alle weiteren Projekte wie Blogartikel-Entwürfe, Kurs-Skripte oder Zusammenfassungen aus Kunden-Calls entstehen in Google Docs. Und falls nötig, kann ich Dokumente blitzschnell teilen. Das sind starke Voraussetzungen für strukturiertes Arbeiten. *zwinker*

Chatra: Messenger auf meiner Website

Chatra ist der kleine, schnelle Draht zu meinen Website-Besucherinnen. 

In der kostenlosen Version kann ich bis zu 20 Nachrichten nutzen – aktuell reicht das völlig aus.
Viele nutzen Chatra, wenn sie Fragen zu meinen Blogartikeln haben, aber nicht gleich eine E-Mail schreiben möchten. 

So entsteht oft ein erster, persönlicher Kontakt auf eine ganz unkomplizierte Art.

Seatable: Mein CRM für klare Kundenbeziehungen

Seatable habe ich durch Claudia Gabel entdeckt. Ihr kostenfreier Mini-Kurs hat mir gezeigt, wie einfach CRM sein kann. 

Anfangs dachte ich, bei ein paar Kund:innen brauche ich das nicht. 

Aber als mein Business wuchs, war ich mehr als dankbar über die strukturierte Übersicht, die Seatable mir bietet.

Mein Tipp: 

Starte mit CRM, sobald die ersten Interessent:innen kommen – nicht erst, wenn Du den Überblick verlierst.

Meine liebsten kostenpflichtigen Tools für strukturiertes Arbeiten

WordPress auf Raidboxes: Mein digitales Wohnzimmer

WordPress ist mein Zuhause im Internet – gehostet bei Raidboxes.
Ich arbeite mit einem Divi-Template von Etsy, weil ich damit aus früheren Agenturzeiten vertraut war. 

Aktuell switche ich allerdings schrittweise zurück auf den Gutenberg-Editor:
Divi erhöht die Ladezeit, und einige wichtige SEO-Plugins funktionieren besser mit Gutenberg. Ein kleiner Schritt zurück, der sich langfristig lohnt.

Raidboxes als Hoster kann ich aus vollem Herzen empfehlen: Der Support antwortet in wenigen Minuten und löst Anliegen immer schnell und freundlich.

Ubersuggest: SEO einfach und effizient

Für meine SEO-Arbeit ist Ubersuggest ein echter team-gamechanger.
Ich nutze die Lifetime-Version, die damals rund 100 € gekostet hat – eine Investition, die sich mehr als gelohnt hat.

Warum ich Ubersuggest so schätze?

Ganz einfach:

Es ermöglicht mir, ohne großes Fachchinesisch in die Welt der Suchmaschinenoptimierung einzutauchen.
Mit nur wenigen Klicks finde ich relevante Keywords, analysiere, wie stark der Wettbewerb bei bestimmten Begriffen ist, und lasse mir gleichzeitig neue Contentideen vorschlagen.

Besonders praktisch:

Ich kann direkt sehen, wie schwer es wäre, für ein bestimmtes Keyword zu ranken, und welche Webseiten aktuell dafür auf den vorderen Plätzen stehen.
So plane ich meine Blogartikel gezielt – nicht ins Blaue hinein, sondern mit einer klaren Strategie im Rücken.

Außerdem zeigt mir Ubersuggest wertvolle Metriken wie:
– Suchvolumen pro Monat
– SEO-Schwierigkeit und CPC-Werte
– ähnliche Keyword-Ideen und Fragen, die Nutzer:innen stellen

Das Beste daran:

Alles ist verständlich aufbereitet, selbst für Team “kein-SEO-Guru”. Keine komplizierten Balkendiagramme, keine kryptischen Metriken – sondern eine klare, bodenständige Unterstützung für Solo-Selbstständige, die online sichtbar werden möchten.

SEO ist kein Sprint, sondern ein liebevoller Dauerlauf – und Ubersuggest ist dabei mein zuverlässiger Begleiter an der Seite.

Calendly: Automatische Terminplanung leicht gemacht

Alle meine Termine laufen über Calendly – und ich könnte es mir ohne gar nicht mehr vorstellen.
Meine Kundinnen buchen sich selbst ihren Wunschtermin, wann immer es ihnen passt – ganz ohne E-Mail-Ping-Pong oder komplizierte Abstimmungen.

Besonders schätze ich an Calendly:
– Selbstbuchung rund um die Uhr
– Automatische Erinnerungen vor dem Termin
– Synchronisation mit meinem Google Kalender, damit nichts doppelt belegt wird
– Individuelle Buchungsseiten für verschiedene Angebote (z. B. Orientierungscall oder 1:1-Sessions)

Durch Calendly habe ich nicht nur die Hände frei für meine Kernarbeit, sondern vermittle meinen Kundinnen auch direkt ein Gefühl von Leichtigkeit und Professionalität.
Alles läuft wie von selbst im Hintergrund – und ich kann mich auf das Wesentliche konzentrieren.

Canva: Mein Kreativtool

Canva begleitet mich seit fünf Jahren – und ich bin nach wie vor begeistert.
Ich nutze die Pro-Version für alles, was grafisch ansteht: von Bloggrafiken über Präsentationen bis hin zu Workbooks und kleinen Videos inklusive Audioschnitt.

Für meine Bedürfnisse reicht Canva vollkommen aus:
– Intuitive Bedienung, auch ohne Grafikdesign-Background
– Schnelle Erstellung von professionell wirkenden Inhalten
– Zugriff auf Vorlagen, Markenfarben und eigene Schriftarten dank Pro-Version

Besonders liebe ich die Zeitersparnis: Statt stundenlang an Designs zu feilen, kann ich schnell Ideen umsetzen – klar, schön und ohne viel Techniktrubel.

ChatGPT: Mein kreativer Turbo

Seit 2025 ist ChatGPT ein fester Teil meines Arbeitsalltags – mittlerweile nutze ich die Pro-Version und möchte sie nicht mehr missen.
Meine komplette Arbeitsweise hat sich dadurch spürbar beschleunigt:
– Schneller Content erstellen
– Klarere Konzepte entwickeln
– Prozesse besser durchdenken

Die Pro-Version bietet mir dabei drei große Vorteile:
– Zugang zu GPT-4, das deutlich präzisere und kreativere Ergebnisse liefert
– Schnellere Antwortzeiten, auch wenn viele Nutzer gleichzeitig online sind
– Zugang zu zusätzlichen Funktionen, wie etwa erweiterten Datenanalysen und individuellen Einstellungen

Besonders im Solo-Business schenkt mir ChatGPT täglich wertvolle Zeit – und manchmal auch genau den kreativen Funken, den ich für neue Projekte brauche.
Chatty ist mein stiller, aber extrem starker Partner im Hintergrund.

ActiveCampaign: Mein E-Mail-Herzstück

ActiveCampaign ist und bleibt mein stärkster Verkaufskanal – komplett ohne Social-Media-Gedöns.
Gerade die Möglichkeit, Kontakte über Tags und Automationen gezielt zu segmentieren, macht das Tool für mich so wertvoll:
– Persönliche Kommunikation, angepasst an Interessen und Bedürfnisse
– Automatische E-Mail-Strecken, die zuverlässig im Hintergrund laufen
– Gezielte Kampagnen, die genau die richtigen Kundinnen erreichen

Würde ich heute neu starten, würde ich aber vermutlich Brevo bevorzugen, da deren Server in Deutschland stehen und das Thema Datenschutz für mich immer wichtiger geworden ist.
Aber ActiveCampaign erfüllt seinen Zweck weiterhin hervorragend: zuverlässig, flexibel und mit einer Vielzahl an Möglichkeiten, mein E-Mail-Marketing auf- und auszubauen.

Für mich: Das Fundament einer leisen, aber kraftvollen Kundenbeziehung.

Lexoffice: Buchhaltung leicht gemacht

Buchhaltung war für mich lange ein ungeliebtes Thema – bis ich Lexoffice entdeckt habe.
Seitdem läuft meine Buchhaltung einfach und entspannt im Hintergrund – genau so, wie ich es mir als Solo-Selbstständige wünsche.

Was ich besonders an Lexoffice schätze:
– Einfacher Aufbau ohne komplizierte Fachbegriffe
– Übersichtliche Oberfläche, auf der ich alles Wichtige sofort finde
– Klare Darstellungen von Rechnungen, Zahlungen und Steuerdaten
– Schneller Support, falls doch mal eine Frage auftaucht

Ob Rechnungserstellung, Belegerfassung oder Umsatzsteuervoranmeldung – mit wenigen Klicks ist alles erledigt.
Lexoffice gibt mir das beruhigende Gefühl, die Finanzen im Griff zu haben, ohne Stunden in Excel-Tabellen zu versinken.

fal.ai: Authentische Business-Fotos ohne Stress

Als introvertierter Mensch war es für mich immer eine echte Herausforderung, natürliche Fotos von mir zu bekommen.
Klassische Shootings fühlten sich oft verkrampft an – irgendwie gezwungen, nie so richtig ich selbst.

Mit fal.ai habe ich endlich eine entspannte Alternative gefunden.
Dank KI-generierter Fotos konnte ich Bilder erstellen lassen, die mich authentisch zeigen – ganz ohne Fotostudio, Blitzlichtgewitter oder stundenlanges Posieren.

Meine detaillierten Erfahrungen mit KI-Fotos habe ich in einem separaten Blogartikel zusammengefasst.

Ablefy: Mein digitales Schaufenster

Ablefy (früher bekannt als Elopage) ist heute das Zuhause meiner Miniprodukte, Kurse, Masterclasses und Challenges.
Die Plattform bietet eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten, um digitale Produkte ansprechend zu präsentieren – vom klassischen Verkaufslink bis hin zu umfangreichen Mitgliederbereichen.

Was ich an Ablefy besonders schätze:
– Einfache Produktanlage und schöne Produktseiten
– Zahlreiche Integrationen für Zahlungsanbieter und E-Mail-Tools
– Stabiler technischer Support, der schnell und lösungsorientiert hilft

Gerade zu Beginn meiner Produktwelt war Ablefy eine wunderbare Möglichkeit, schnell und professionell sichtbar zu werden.

Allerdings:
Für Business-Starter ist Ablefy heute deutlich kostspieliger geworden als noch vor ein paar Jahren.
Wer gerade erst sein erstes Mini-Produkt plant oder ein kleines Budget hat, sollte sich Alternativen genau anschauen und sorgfältig abwägen, welche Funktionen wirklich benötigt werden.Mein Fazit:
Für gewachsene Strukturen ein starkes Tool – für den Start ins digitale Business vielleicht nicht immer die erste Wahl.

Fazit: Die richtigen Tools schaffen Raum für das Wesentliche

Tools sind keine Abkürzung für Erfolg – aber sie können Dir den Weg dorthin um einiges leichter machen.
Für mich bedeutet gutes Tool-Management:

weniger Stress, mehr Klarheit und die Freiheit, mich auf das zu konzentrieren, was mein Business wirklich voranbringt.

Ob kostenfrei oder kostenpflichtig – die wichtigsten Kriterien bleiben immer gleich:
Das Tool muss Dich unterstützen, Deine Arbeitsweise ergänzen und Dein Leben einfacher machen, nicht komplizierter.

Wenn Du Dir erlaubst, Deine Tools für strukturiertes Arbeiten bewusst auszuwählen (statt jedem neuen Trend hinterherzulaufen), entsteht plötzlich ganz von allein:
– Mehr Struktur
– Mehr Zeit
– Mehr Leichtigkeit

Mein Tipp zum Schluss:

Starte klein, wachse achtsam – und erinnere Dich daran, dass am Ende nicht die Tools, sondern Du den Unterschied in Deinem Business machst.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Tools für strukturiertes Arbeiten